Como ajudar a sua equipe a administrar melhor o tempo e alcançar alta performance
Publicado em 21/01/2019
Categoria: Sua Empresa |
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 A falta de tempo para desenvolver todas as tarefas tem sido um problema na sua equipe?  A seguir, especialistas dão dicas práticas de como ajudar funcionários a administrar o tempo. Ajudá-los nessa árdua missão pode melhorar a produtividade deles de forma vertiginosa.

O tempo é um item tão valioso e perseguido hoje que tem se tornado uma exigência nas descrições das vagas de emprego. “É preciso saber administrar muito bem o tempo, principalmente ser capaz de estabelecer o que é urgente, o que é importante, quais serão as prioridades, o que será delegado à equipe, entre tantas outras ações que fazem parte das tomadas de decisões no dia a dia”, explica Renata Filippi, diretora-geral de Executive Search da STATO, consultoria de movimentação de talentos.

Com isso, surge uma outra questão: “como definir o que é prioridade em meio a tantas demandas importantes e cobranças por entregas?”. A consultora Vânia Ferrari inicia a explicação dizendo que prioridade não existe no plural. “Prioridade é uma e precisa estar alinhada com a missão, visão e valores da empresa.  Você até pode fazer uma lista de coisas para fazer no dia, na semana e no mês, mas precisa começar e acabar uma de cada vez”, reforça.

Então, se você está hoje diante de uma lista interminável de demandas para entregar e ainda tem uma reunião atrás da outra, a resposta é: não há fórmulas. De acordo com Vânia, para definir qual o melhor formato para cada assunto, ou seja, se é uma reunião, um e-mail, um bate-papo rápido com os envolvidos no projeto, é preciso haver protagonismo.

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“Se você foi convidado para uma reunião e já sabe que consegue atuar da sua mesa, puxe o telefone do gancho e resolva. Se sabe que precisa unir dois ou três para resolver, chame para um papo rápido e, novamente, faça acontecer. A solução está em cada profissional assumir a responsabilidade de diminuir reuniões e aumentar a produtividade”, ressalta Vânia.

Sheila Moura, gerente geral de Multibenefícios, explica que segue alguns caminhos para fazer o tempo render. Um deles é fazer uma reunião semanal de equipe para listar o que foi feito, o que ainda está pendente e entender os porquês de determinada atividade não ter sido concluída, pois, às vezes, basta o envio de um e-mail ou um telefonema para a pessoa certa para o fluxo seguir e a demanda sair da lista de atividades. Além disso, a executiva conta que o diálogo com a equipe é muito importante para solucionar questões que acontecem no dia a dia e dar mais velocidade aos processos sem perder qualidade.

“Tudo começa com o alinhamento com a liderança para definir qual é a prioridade e negociar prazos para entrega das outras demandas. Assim, você garante que está orientado para seguir na direção certa e atingir os objetivos da companhia. O líder consegue ser mais estratégico porque sabe aonde é preciso chegar”, explica a executiva de Multibenefícios.

Sheila menciona outro ponto importante que é delegar tarefas. “Aprender a delegar é uma questão essencial para os líderes, porque se você for para todas as reuniões, além de reduzir a sua produtividade, esse comportamento centralizador ainda pode trazer problemas para o time, pois os profissionais precisam se sentir empoderados, com autonomia para fazer acontecer”, finaliza.

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