Que atire a primeira pedra quem nunca se viu perdido em meio a arquivos e papéis. Ainda que o segredo para um fluxo de trabalho mais tranquilo seja a organização, nem sempre a mesa e a área de trabalho do computador refletem essa premissa.
Por isso, este artigo do Blog Repense lista algumas dicas fáceis e que farão toda a diferença na sua organização pessoal. Continue lendo!
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Organizar para quê?
O estado do ambiente em que estamos influencia diretamente na maneira como nos portamos e na produtividade que temos. Além disso, o conforto e o controle proporcionados pela organização garantem que a rotina seja otimizada.
Façamos um exercício: imagine que você tem em mãos uma situação complexa que precisa ser resolvida rápida e eficientemente. Sem mudar nada na sua mesa ou computador, você sabe onde está tudo o que precisa para solucionar o problema?
Se a resposta foi não ou se levou mais tempo do que esperava, o primeiro passo é visualizar seu espaço de trabalho mentalmente, desenhar o caminho que você está fazendo e analisá-lo segundo os critérios a seguir.
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Mesa organizada, mente estimulada
- Descarte o que não tem utilidade e evite acúmulos
Entre papéis, objetos úteis e itens de decoração é fácil perder o foco em um piscar de olhos. Por isso, evite deixar à mostra o que não for de uso recorrente ou necessário no momento.
- Utilize a quantidade mínima de papel e organize os que já tem
Se for necessário ter cópias físicas de documentos, imprima apenas o necessário e organize os arquivos em pastas e gavetas identificadas. Assim, o primeiro plano do seu espaço de trabalho fica mais ordenado.
- Cuidado com os enfeites
Não se pode negar que os enfeites trazem o toque de personalidade e aconchego à mesa de trabalho. Entretanto, muitos itens de decoração podem tornar o espaço pouco funcional. Já que aqui a regra é “menos é mais”, opte por objetos que unam decoração e utilidade para personalizar sua mesa.
- Não abuse das notas autoadesivas
Elas nos ajudam a lembrar de muitas coisas, mas não precisam ficar coladas na mesa para sempre. Descarte as notas autoadesivas sempre que a tarefa do lembrete for cumprida.
- Cuidado com restos de comida
Um dos fatores mais desanimadores é trabalhar em um ambiente sujo. Comer na mesa de trabalho não está proibido, mas sempre pede uma limpeza depois que acontecer. A limpeza faz parte da organização!
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Do ambiente físico ao virtual
Enquanto o ambiente físico exerce influência sobre nós, o mesmo é válido para os espaços virtuais. A organização do seu computador também pode ser aprimorada adaptando as dicas da mesa para a área de trabalho virtual:
- Reúna os arquivos em uma única pasta raiz.
Manter a centralização ajuda na acessibilidade daquilo que precisa ter em mãos facilmente. Nesta pasta única, coloque todos os arquivos importantes para agilizar a segurança e possíveis backups.
- Crie uma estrutura de pastas e nomenclatura que seja funcional e confiável, de acordo com seus processos
Depois da primeira dica, a sequência do processo de organização é criar a nomenclatura e hierarquia das pastas dentro da pasta raiz. O foco aqui é separar os arquivos por tipo, projetos e qualquer outra classificação que faça sentido para seu trabalho.
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- Mantenha limpa sua área de trabalho
Se você já não consegue mais ver o wallpaper que escolheu para seu computador, está na hora de rever os arquivos que mantém na área de trabalho. O melhor processo de organização dessa área é deixar apenas os atalhos de uso recorrente e os arquivos que estiver trabalhando no momento. Ou seja, se você terminou de editar um arquivo, imediatamente o salve na pasta correspondente na hierarquia que montou previamente.
- Organize os downloads que fizer
Muitas vezes fazemos downloads de arquivos da internet na pasta-padrão do sistema operacional e simplesmente esquecemos que eles existem. Se o arquivo baixado tiver utilidade posterior ao momento, mova-o para a pasta correspondente. Se não for mais útil, delete-o.
- Armazene arquivos estratégicos em nuvem e faça backups periodicamente
Esta é uma ação sensata tanto em termos de organização quanto de segurança. Ter os arquivos disponíveis em outros dispositivos ou plataformas garante que nada será perdido no caso de imprevistos técnicos. Além disso, a centralização dos arquivos que comentamos antes facilita esta etapa, que pode ser feita com o auxílio de aplicativos e softwares próprios para isso.
Pronto para dar adeus à bagunça? Com essas dicas, apostamos que os resultados virão em breve. Então, aproveite para compartilhar este artigo com quem você acha que precisa de uma ajudinha na hora de se organizar e mãos à obra!