Especialista lista ciladas que fazem você perder tempo em reuniões
Publicado em 23/01/2019
Categoria: Sua Empresa |
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Lista de ciladas que fazem você perder tempo em reuniões

Desde que os seres humanos surgiram na Terra, ou seja, há pelo menos 200 mil anos, eles já eram adeptos de reuniões. Na verdade, eles se juntavam para caçar, para se proteger do frio, enfim, por motivos diferentes dos de hoje, é verdade. O fato é que reunir-se é uma necessidade inerente à condição humana.

Das conversas ao redor da fogueira das tribos indígenas às reuniões conectadas por tecnologias que possibilitam ter profissionais do mundo inteiro em uma sala sem que eles precisem sair de suas mesas, no país onde vivem, o que podemos concluir é que as pessoas sempre buscaram no outro o complemento dos seus pensamentos para construir algo maior e melhor.

É por meio de conversas de grupos acerca de um assunto comum que novas ideias surgiram, que conseguimos criar meios que garantam mais agilidade e segurança para facilitar o nosso dia a dia.

Com um mercado mais competitivo, estar à frente pode ser decisivo para o sucesso dos negócios. Para isso, os profissionais precisam unir forças com outros departamentos a fim de garantir mais rapidez aos processos e mais qualidade aos resultados. Sabe o que isso significa? Que as reuniões estão tomando muito tempo destes profissionais (ou todo o tempo).

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Para se ter uma ideia, uma pesquisa realizada pela empresa Bain & Company revelou que, das 40 horas de trabalho semanal de um gerente, em média 21 horas são gastas em reuniões. A pergunta é: como sobreviver a tantas reuniões?

Em média, uma pessoa gasta 30 minutos procurando por uma informação que ela não sabe onde guardou. Então. aquela história de “eu me acho na minha bagunça” é uma falácia.

Para Rita Ritz, professora de gestão de pessoas da IBE, Conveniada FGV, não seria um problema ter muitas reuniões no dia de trabalho se elas fossem produtivas.

Ela listou algumas questões que fazem uma reunião ser apenas perda de tempo:

1 – Não tem pauta;

2 – Não tem horário para começar e para terminar;

3 – Não tem um planejador para não deixar a reunião sair do foco;

4 – Não resultar em tarefas com prazos para cada integrante da reunião.

Uma das dicas é adotar o mecanismo de reunião chamado de “Daily Scrum”, que dura apenas 15 minutos (isso é uma regra) e servem para que a equipe e gerência possam alinhar o que foi realizado no dia anterior, o que deve ser feito agora, quais os impedimentos para realização das demandas. Esses minutos são preciosos, pois todos os integrantes saem com uma visão completa das responsabilidades de cada um, o que gera mais foco e comprometimento com as entregas.

“Nem tudo dá para ser discutido neste formato de reunião, mas 80% dos casos, sim. Há reuniões que precisam de mais tempo para que os profissionais se debrucem em relatórios, analisem resultados e definam estratégias, por exemplo”, explica a professora.

“A responsabilidade do líder é imprescindível para que os profissionais qualifiquem o tempo. Então, os líderes precisam ser exemplos. As empresas podem investir em treinamentos com consultorias especializadas para que os profissionais que estão em posição de liderança aprendam e repassem para as equipes. Assim, é possível modificar a cultura de uma empresa, que considera tudo como prioridade, e aumentar significantemente a produtividade”, conclui Rita Ritz.

Rita Ritz, professora de gestão de pessoas, indica como profissionais podem dividir e investir seu tempo para melhorar seu desempenho no trabalho:

dicas de gestão do tempo

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